¿Qué es y para qué sirve un dashboard?

septiembre 3, 2022

En los negocios online, tenemos claro que para tomar decisiones, importan mucho más los datos que las opiniones o preferencias.

Hablamos de una de las mejores herramientas de gestión para analizar los datos del negocio, proyecto o campaña, para mejorar la toma de decisiones. El dashboard es un gráfico que nos permite reunir los KPIs más importantes, de una forma clara y ventajosa. En una sola visual, podemos dar cuenta de la marcha de los indicadores clave, para continuar, mejorar o redireccionar la estrategia de marketing. Conocemos su utilidad y las ventajas.

Actualmente, toda empresa que quiere escalar y diferenciarse precisa de trabajar con un sistema de dirección que dinamice el acopio de datos y su procesamiento analítico para su estudio. Un dashboard permite dar seguimiento a la información de forma visual, no solo numérica, y por eso es fundamental para variadas plataformas que optan por ofrecer tableros de control nativos, el caso de Google Data Studio, que facilita el diseño de informes y ya hemos desarrollado en un post anterior.

Veamos para qué sirve usar un dashboard

En la actividad digital, el dashboard más popular es el que utilizamos para incluir datos estratégicos pilares del negocio de forma centralizada y conocer información compleja intuitivamente. Cuando se usa de manera profesional y planeada, este tipo de tablero puede volverse muy valioso para el rendimiento del negocio.

Consigue dar más valor a los datos

Si tenemos claro que los datos son un activo esencial de la empresa, un dashboard correctamente armado servirá para informarse y facilitar el lado colaborativo entre puestos haciendo que cada sector del team tega acceso, mientras respalda los pasos a seguir.

Automatiza variadas métricas

Un dashboard congrega múltiples mediciones en una sola interfaz que lo compila. Esta concentración en un solo punto permite a los mandos de negocio optimizar el tiempo y los recursos puestos en agrupar informes por separado, abrir diferentes hojas de cálculo y compartir lo obtenido individualmente.

¿Qué es un dashboard en Excel?

Ya venimos comprendiendo bien que un dashboard es un elemento de administración ejecutiva de la data que consigue monitorizar, analizar y mostrar de forma visual los KPIs de desempeño, métricas y seguimiento del estado del negocio o campaña.

Ahora bien, un dashboard en Excel debe usar al menos 3 hojas para la base de datos, que se llenarán con la información oportuna, ayudando a decidir el rumbo del negocio, su crecimiento y la rebaja de gastos o incremento de clientes. Comúnmente, estos tableros son insertados en un sitio web y vinculados a una base de datos, algo que estimula su actualización.

Cuáles son los tipos de Dashboard

Obtener el tipo de dashboard que permita recopilar y visualizar todos los datos en un solo lugar es importantísimo. Existen múltiples metas y fuentes de datos, lo más conveniente es usar diversos dashboard por proyecto para propiciar el intercambio y la mejor resolución de las acciones. En el marketing, existen 3 principales: operativo, estratégico y analítico.

Software de dashboard operativo

Este tipo de sistemas muestra datos de rendimiento mientras se dan, por medio de elementos visuales típicos, como las gráficas. Se usan especialmente para brindar un panorama general de los procesos, y, se deben estudiar durante la jornada porque la data va modificándose.

Se trata de un software que es muy útil para generar alertas con base en datos en tiempo real.

Software de dashboard estratégico

Este tipo de tablero es un elemento que genera informes que son usados para monitorear como están los KPIs, y solemos usarlos para enfocar las metas del cliente empresa. Se ocupan de resumir el rendimiento en plazos de tiempo concretos: mes, trimestre, año. Bien desarrollado y ejecutado, el dashboard consigue achicar el tiempo y recursos utilizados para alcanzar indicadores clave de desempeño válidos del negocio.

Software de dashboard analítico

Se trata de una herramienta de informes que se usa para hacer el estudio de magnitudes importantes de datos para investigar tendencias, anticipar resultados y conseguir nueva data. Habitualmente, son armados por nuestros analistas de datos, que se ocupan de optimizar la gran cantidad de información para ser utilizada como apoyo.

dashboard excel

¿Qué ventajas y desventajas encuentra al utilizar dashboard?

Prácticamente todos los dueños de negocios saben de Excel y lo ven como una herramienta altamente útil, aun cuando la operatoria es manual. Si la suya está iniciando y considera que un dashboard de este tipo es el más conveniente para reunir el control de los datos en esta etapa, descubra sus pros y contras.

Ventajas del dashboard en Excel

Una de las primeras es que al venir incluido en Microsoft Office, ya de por sí el costo de implementarlo es muy bajo.

Pueden utilizarlo todos los colaboradores de la empresa, ya que, salvo expresa determinación de los mandos, todos pueden comprenderlo de forma sencilla y ágil.

Resulta muy simple hacer cálculos básicos, modificar datos de columnas, crear gráficos partiendo de tablas de estadísticas, importarlos desde archivos o desde aplicaciones.

Genera control de resultados bilateral, clave en la relación del cliente con la agencia. Porque, si bien la parte estratégica del plan la hacen los especialistas, es necesario que la otra parte, nuestro cliente, esté al tanto de cómo se trabaja, siendo parte del monitoreo.

Desventajas del dashboard en Excel

Es posible que al querer realizar informes se cometan errores u omisiones al copiar y pegar datos. Sucede porque al usar muchas hojas de cálculo y accionar conjuntos de métricas, pueden surgir fallas. Muchos negocios a medida que van creciendo adicionan múltiples pestañas con KPIs, lo que hace que los errores igualmente se sumen. Ya introducidos, es realmente complejo rastrear cuál es la dificultad, para arreglarla.

Actualizar a mano el Excel pude llevar más tiempo del previsto. Una tarea compleja y pesada en la que se deben agregar y quitar cantidad de datos, crear gráficos, escribir y verificar la exactitud de lo ingresado todo el tiempo. Así, puede desaprovechar muchos minutos al día del equipo al necesitar gestionar esta parte clave en un dashboard de Excel.

Mínimas opciones para personalizar

El Excel no un recurso diseñado para ser un sistema visual, lo contrario a las plataformas de vanguardia en métricas, por eso, es complicado personalizar los tipos de informes. Aunque sí posibilita hacer gráficos y tablas a gusto, se debe hacer manualmente cada cambio.

ejemplo dashboard excel

Métricas y KPI que debes incluir en tu dashboard

Entre las métricas e indicadores de desempeño que no pueden faltar en los negocios online, es clave monitorizar el total de métricas básicas para estudiar lo que sucede.

Tasa de conversión

Se trata de un indicador clave para medir la relación entre las visitas de una página y la conversión alcanzada.

CTR

El click trough rate trata de los clics que se obtienen en un link relacionado con el número total de impresones que obtuvo. Los banners en Ads son una muestra de este resurso.

CPA

El coste de adquisición de un cliente es el gasto y efuerzo monetario que realiza la empresa junto al team de marketing para lograr que un potencial se vuelva una conversión última.

Recurrencia de compra

Refiere al estimativo de veces que un mismo cliente realiza la compra de cierto producto o servicio en un plazo fijado previamente.

LTV

El llamado lifetime Value nos permite evaluar el gasto promedio que realiza un cliente al adquirir, el que se multiplica por el número de veces que compra en el año, multiplicado por el total de años que es cliente.

CPC

El costo por click es una métrica clave porque nos señala el coste pagado por cada click ganado a partir de los anuncios pagos.

Descuentos

En este punto, contabilizar los descuentos es importante en el ecommerce. Una manera real de comprobar si estos posibilitaron el incremento de las compras medias o la regularidad de los clientes.

Impresiones

Trata de la frecuencia con la que una publicación, enlace, texto, imagen o video, en diferentes plataformas, puede ser vista por el usuario, al aparecer en la Red de Google o resultados.

Ticket medio

Este concepto es importantísimo en ecommerce. Cuando el ticket medio es elevado, muestra que la facturación sube de forma considerable.

Hay variadas técnicas para aumentarlo. Para nosotros, las más convenientes son: Up Selling y Cross Selling.

¿Cuál es la mejor herramienta para dashboard?

Hacer medición y análisis es, por lejos, lo que mejor fija el éxito de una estrategia online porque nos permite crear gráficos y obtener datos. Existen muchas herramientas para dashboard que nos permiten diseñar cuadros de mando. Sin embargo, entre las más potentes y recomendadas para gestionar la analítica de su empresa, conviene considerar y combinar la siguiente.

Google Data Studio

Ya le hemos dedicado un artículo en el blog en el que describimos las virtudes de crear dashboards profesionales de analytics con Google Data Studio, especialmente creada para paneles y muestreo de datos. Se trata de una de las últimas herramientas visuales y de generación de informes más completas de la Suite, al momento de colaborar en la toma de decisiones a partir de datos de alta precisión.

Data Studio nos facilita conectar fácilmente los datos y ubicarlos en informes claros y concretos, a medida y compartidos a un clic. Permite conexión a una cantidad enorme de fuentes de datos. Ciertas muestras en Google añaden diagrama de Gantt, medidores y diagramas de cascada. Los partners incluyen gráficos de barras, mapas de calor, gráficos y diagramas.

Existen diversos niveles para Google Data Studio:

De Informe: los datos son recibidos de modo directo en el informe siendo necesario solo conectar la fuente.

De Página: un elemento incluido en el informe, en el que los datos se muestran en una página desde la que se obtiene la data.

De Gráfico: se trata de la visual gráfica de los datos que se muestran en la página. Son totalmente personalizables.

  • Resumiendo los beneficios de Data Studio:
  • Enlaza fácilmente variadas fuentes de datos a la interfaz
  • Modifica los datos mostrándolos de manera muy visual y sencilla de comprender
  • Deja personalizar el total de gráficos
  • Edita la presentación de informes y los comparte a un clic
  • La data es actualizada al momento
  • Si se trabaja con colaboradores, Data Studio posibilita operar en un solo informe de modo integrado, desde diferentes máquinas
  • Implica ahorro de tiempo y de recursos al generar informes valiosos
  • Automatiza informes ahorrando tiempo y recursos de la empresa

Como vimos hasta acá, con los dashboard es posible analizar datos importantísimos y optimizar la estrategia de la marca. Un panel que reúne a modo de resumen visuales extraordinarias para quienes hacemos analítica de marketing.

Conociendo ahora los beneficios de usar un poderoso dashboard en su negocio, está listo para optar por esta herramienta básica que le permite tener en su mano y al momento la data de métricas.

Tenga en cuenta que si lanza un proyecto o tiene una marca, podemos agendar una reunión y empezar a ayudarlo a descubrir las múltiples funciones de contar con un dashboard de monitoreo e informes. Darle la jerarquía necesaria a los datos que genera su negocio le da una ventaja diferenciadora para cumplir sus objetivos.